Je možné smazat doklad? Kde jsou vlastně moje data uložena? Jaká z toho plynou rizika a povinnosti?

Spousta zákazníků se nás ptá zda je možné v našem systému mazat vystavené nebo přijaté doklady. Je to poměrně jednoduchá a jasná otázka, ale je slyšíme jí od zákazníků stále častěji a častěji, protože řada systémů a aplikací podporuje jen storno dokladu a nikoli jeho smazání. Nejsme zde od toho abychom hodnotili důvod či význam potřeby smazání dokladu, jsme tu od toho abychom našim zákazníkům předali informace, které jsme v průběhu provozování systému elPokladny.cz nabyli.

Je tedy možné smazat doklad?

Ano v systému elPokladny.cz je možné smazat doklad, avšak je třeba brát v potaz, že se tím naruší číslené pořadí dokladů a při vystavení dalšího dokladu, tak vznikne v číslování dokladů mezera, která bude stejně tak velká jako počet smazaných dokladů. Jednoduše řešeno, pokud uživatel vystaví 10 dokladů a smaže posledních pět, další vystavený doklad bude mít pořadové číslo 11.

A to vadí?

Jak se to vezme. Ano i ne. Pokud budete například vyzváni Finančním úřadem k doložení účetnictví například z důvodu POP tedy “Postup k odstranění pochybností”, což je v celku běžná záležitost, budete z pokladního systému chtít udělat pravděpodobně nějaký jednoduchý export všech vystavených dokladů do Excelu, abyste tento export mohli jednoduše předat státní zprávě. Zde je právě ten háček. Pokud podnikatel v systému mazal doklady ať už z jakéhokoli důvodu – například chybně vyúčtoval objednávku, uklikl se a nebo je zde jakýkoli jiný důvod, budou v tomto exportu číselné mezery, které mohou pochybnosti naopak způsobit, než-li je odstranit a finanční instituce se může nepříjemně vyptávat tímto směrem. Je už pouze na každém podnikateli, jakou použije proti berňáku argumentaci a jak se bude případně bránit proti nařčení, že maže vystavené doklady záměrně.

A co když na FÚ žádný export vůbec nepošlu? Jak vůbec FÚ ví, že používám pokladní systém?

Tato část je bohužel asi nejvíce filozofická a ani my na ní neznáme přesnou odpověď proto prosím berte následující řádky mírně s rezervou.

Jednoduše řečeno, české zákony hovoří poměrně jasně o tom, že by každý podnikatel měl vést alespoň nějakou evidence vystavených dokladů na jejichž základě pak podává daňové přiznání. Záleží už na samotném podnikateli jakou zvolí cestu, jestli bude digitální nebo papírová, je to v celku jedno, ale určitě by nějaká měla být. Pakliže bude podnikatel tvrdit, že má všechno v hlavě, tak je to celkem malér.

Jestliže podnikatel používá jakýkoli pokladní systém a Finančnímu úřadu sdělí, že si vede pouze papírovou evidenci a žádný systém nepoužívá a podklady k DPH nebo daňovému přiznání jsou takové jaké je předal, má takové rozhodnutí vždy dvě strany mince.

Pakliže je POP tedy Postup k odstranění pochybností, veden ze strany FÚ zcela namátkově, je možné, že vše půjde hladce a celé řízení bude jen otázka několika málo týdnů. V praxi ale však můžeme pozorovat opačný jev a tím je kontrola na udání a nebo tzv. mystery shopping, který ale obecně vyplývá také z udání, neboť pracovník finančního úřadu jakožto státní zaměstnanec na základě pokynu od zaměstnavatele provede u podnikatele zkušební transakci, aby zjistil jak se věci mají. Stručně řečeno, například si dojde do restaurace na oběd, kde si vyžádá účtenku nebo je mu automaticky předána při platbě.

Pokud k takovému mystery shoppingu dojde, podnikatel se nemusí v tu chvíli ani nic dozvědět, úředník si odnáší účtenku s sebou na své pracoviště a život jde dál. Při dalším bádání však úředník zjišťuje, že podnikatel nejen, že nemluvil tak úplně pravdu, když tvrdil, že nemá pokladní systém, ale navíc je na účtence v patičce ještě téměř v 90% případech název poskytovatele pokladního systému.

A zde to začíná být zajímavé. Zákon o DPH poskytovatelům ekonomických a pokladních systémů totiž sice neukládá povinnost zamezit možnosti mazání dokladů, nicméně na výzvu Finančního úřadu na základě ustanovení § 57 odst. 1 písm. b) zákona č. 280/2009 Sb., daňového řádu, ve znění pozdějších předpisů, je poskytovatel ekonomických a pokladních systémů tzv. “poskytovatelem plnění, které je předmětem daně”. Lidsky řečeno je tento poskytovatel povinnen vydat Finančnímu úřadu všechna data, která byla uložena na jeho serverech a uložištích v rámci užívání aplikace, kterou provozuje. K Finančnímu úřadu se tak bez zbytečných odkladů nehledě na to, zda s tím podnikatel souhlasí nebo ne, dostane úplně to samé, jako kdyby poslal export ze systému sám podnikatel.

Tento zákon je podle nás prakticky i technicky obdoba EET a platí již od roku 2009 resp. 2011, tedy daleko dříve, než vstoupil v platnost samotný zákon o EET. Nicméně v roce 2009 resp. 2011 byla penetrace trhu s online podnikatelskými nástroji velice mizivá a proto měli náskok spíše podnikatelé, kteří vedli papírovou evidenci. Jakmile vstoupil v platnost zákon o EET, podnikatel už neměl moc na výběr a papírová varianta evidence podnikatelské činnosti už nebyla moc ve hře.

Existuje vůbec nějaké řešení, nebo se podnikatel musí smířit s tím, že k jeho datům má jakákoli státní instituce vlastně kdykoli přístup?

Nejprve bychom chtěli podotknout, že pokud by nikdy nevznikly pochybnosti nebo podezření na nesrovnalosti ze strany těchto institucí, tento článek by nikdy nevznikl. Určitě tím ale nechceme tvrdit, že jsou podnikatelé nepoctiví, mnohdy je na ně ze strany státu naloženo až příliš povinností nebo nařízení. Administrativa s tím spojená má pak za následek v nejhorším případě útlum nebo i zrušení podnikatelské činnosti. Existence a validita výše uvedeného nařízení je však současně s existencí o ochraně osobních údajů tzv. GDPR více než k zamyšlení.

Podnikatel má v tomto případě standardní a naprosto legální možnost a tou je držení dat offline přímo u sebe, například v místě provozovny. Jedná se o tzv. lokální offline provoz. Buďto přímo v zařízení, na kterém je provozován ekonomický nebo pokladní systém nebo na zařízení, ke kterému se ostatní zařízení budou připojovat.

Každý podnikatel se tak může svobodně rozhodnout zda svoje data vydá bez zbytečného odkladu jakékoli instituci, která ho k tomu vyzve, nebo se bude se více ptát, proč by je měl vydat, případně je vydat odmítne. V tomto případě mu logicky hrozí celá řada možných problémů a nepříjemností. Ale to už není předmětem tohoto článku.

Nabízíte v rámci systému elPokladny.cz také možnost offline lokálního provozu

Ano, nabízíme variantu tzv. lokálního offline serveru. Kdy je do provozovny podnikatele nainstalována drobná krabička tzv. mini server o velikosti dvou krabiček cigaret, ke které se připojují všechna zařízení od počítačů, pokladen, mobilních číšníků, displejů až po tiskárny a další hardware. Veškerá data, jsou pak ukládat na tento mini server a podnikatel si za tato data odpovídá sám. Má to hned několik výhod, ale samozřejmě i nevýhod.

Výhody

  1. pokladna Vám plně funguje i při výpadku internetu
  2. veškerá data máte fyzicky u sebe, něco jako papírový šanon
  3. instalace netrvá ani hodinu
  4. zařízení resp. mini server je ve Vašem vlastnictví a můžete si s ním dělat co chcete
  5. velmi dostupná investice do 10 000 Kč bez DPH včetně instalace
  6. měsíčně neplatíte žádné další náklady, pouze pronájem pokladního software
  7. servis na dálku je zdarma

Nevýhody

  1. pokud dojde k fyzickému poškození zařízení nebo pamětového disku, data jsou nenávratně pryč
  2. případné zálohy dat musí podnikatel vykonávat sám, za jeho data nejsme zodpovědní

Pokud Vás zajímá více informací, neváhejte se na nás obrátit emailem info@elpokladny.cz nebo telefonicky na čísle +420 775 965 991, rádi s Vámi projdeme veškeré detaily.